Un référentiel est un système de références faute duquel aucune analyse, ni aucune utilisation optimale, n’est possible. Un référentiel documentaire se doit donc de proposer un système de références permettant de s’y retrouver en palliant à la désorientation due à la profusion des documents, de leur nature, de leur contenu, de leur forme et de leur finalité.
Tout projet (Informatique ou Métier) génère une quantité de documentation proportionnelle à sa complexité, sa durée et son périmètre. Il porte en lui-même une culture et des référents qui permettent aux acteurs du projet de s’y retrouver. Cette culture du projet engendre des référents qui peuvent être soit explicites, soit tacites. Mais, une fois le projet fini et les équipes dispersées, le risque de perte de compréhension des livrables du projet augmente avec le temps :
Schéma : la courbe de production (vert) représente le volume croissant de production documentaire d’un projet dans le temps. La courbe d’utilisation (rouge) représente l’évolution du pourcentage d’utilisation des documents dans le temps. L’écart qui se creuse entre les deux courbes dans le temps peut détériorer la bonne utilisation des documents si un référentiel documentaire (bleu) n’est pas mis en place.
La finalité d’un référentiel documentaire est précisément de palier à la diminution de la possibilité de compréhension, d’usage et d’évolution des documents issus d’un projet.
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