Demain, dans vos agendas

by Christian on 14 mai, 2017

agenda

N’y a t-il pas là un paradoxe : dans nos activités et nos projets, des comités se réunissent selon une fréquence calendaire qui est cosmique, or en quoi est-ce pertinent de se caler sur le mouvement des astres pour décider de la date et de la fréquence des réunions de ces comités ? Pourquoi caler arbitrairement un comité de pilotage tous les lundi de chaque semaine si l’activité à piloter n’en a réellement besoin que tous les 10 jours ? Et probablement que cette fréquence peut elle-même varier. Le fait qu’une réunion de comité se fasse la journée, quand le soleil brille, et pendant les heures de travail, cela chacun en comprendra la pertinence. Mais pourquoi caler ces réunions sur ce découpage du temps que représente le calendrier : la journée, la semaine, le mois, etc.?

D’abord parce que les comités sont planifiés longtemps à l’avance : on n’a aucune idée du contexte dans le quel il se réunira. On ne sait donc pas s’il est pertinent de planifier un comité tel jour plutôt que tel autre. C’est parce qu’on ne sait pas dans quel contexte se dérouleront les comités qu’on leur donne une fréquence qui est régulière, conventionnelle et arbitraire. Dès lors quoi de plus normal que de se caler sur la régularité des astres et donc sur un calendrier cosmique ?

Mais le projet ou l’activité qui justifient ce comité en ont-ils vraiment besoin ces dates là ? C’est peu probable. Pour bien aller, il faudrait qu’un comité se réunisse si besoin. Il faudrait que l’activité pilotée puisse elle-même déclencher la tenue du comité. Reste à formaliser les règles qui déclencheront le comité : nombre et importance des sujets à traiter, criticité des décisions à prendre, etc.

Se faisant, on ne planifie plus les comités mais on détermine la règle qui va déclencher la tenue du comité. L’efficacité d’un comité n’en sera que meilleur si on veut qu’il soit réellement au service du projet, et non que ce soit le projet qui s’adapte à une planification calendaire arbitraire

Immanquablement, cela va provoquer des « conflits d’agenda » pour les participants du comité ; dégager un temps de réunion au dernier moment est actuellement quasi-impossible. D’où la nécessité de gérer nos agendas de manière différente. Aujourd’hui, le « tetris de nos agendas»  fait que l’on a très peu de marge de manoeuvre pour répondre à des changements de dernière minute, c’est comme aller à l’improviste dans un bon petit restaurant à une heure de pointe : « c’est complet Monsieur ! » .

Une méthode d’agenda non planifié correspond à une algorithmisation de ce dernier : on écrit pas des créneaux de réunions mais des règles de déclenchement des réunions. Il va de soi que cela s’applique d’abord a des réunions récurrentes et c’est pourquoi j’ai plutôt parlé de comités, pour les autres types d’événements d’un agenda, un algorithme de matching suffit (ce que fait Julie Desk).

Il ne va pas se passer beaucoup de temps avant que l’acte d’écrire nous mêmes directement dans nos agendas ne devienne désuet : agendas, algorithmes, assistants virtuels et autres vont reconfigurer notre calendarité.

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