Piloter un projet avec des applications gratuites en ligne

Ok, vous avez gagné un gros projet. Maintenant il faut le commencer.
Votre esprit doit basculer dans un mode différent, vous n’êtes plus le consultant en avant vente, vous ne cherchez plus à vendre. Maintenant il faut le réaliser, c’est le temps du delivery.

Première préoccupation : comment le piloter ? Comment construire une vision commune et proposer un environnement dans lequel chacun peut travailler efficacement ? Chacun, y compris le client !

Je dis « le client » mais, en l’occurrence, l’interlocuteur client doit être une forte partie prenante du projet. Le pire des clients est un client qui se comporte comme un … client. Un consommateur en mode passif.

Il faut donc instaurer des mécanismes participatifs forts avec chacun des participants du projet.

C’est là que les applications en lignes prennent tout leur sens. J’utilise :

Un compte Google avec :

• Gmail pour le mail;

Les clients n’acceptent pas tous de changer d’adresse mail le temps du projet, et pour le projet, mais je crois que la proportion va progresser dans le bon sens, ne serait-ce qu’avec le couplage avec :

• Google Doc & Tableur, pour les fichiers bureautiques partagés;

L’ensemble de la documentation du projet est en ligne, consultable et modifiable par tous les membres du projet en même temps.

• Google Agenda, pour l’agenda partagé bien sûr.

• ZOHO projects ou Base Camp, pour la gestion du projet (tasks, milestones, planning, livrables en version finale, forum, etc.)

Personnellement je n’ai encore essayé que ZOHO, Base Camp est plus proche de la simplicité que l’on attend d’une application en ligne (c’est le charme des services proposés par 37Signals) mais certaines fonctionnalités sont manquantes dans l’offre gratuite de base (notamment la taille de disque pour le stockage des documents)

Les documents de pilotage et de référence sont donc toujours en ligne en mode consultation et écriture ( avec les droits d’accès associés) : plus de valse des mails en communication point à point avec des pièces jointes de multiples versions d’un même document. Pas de système d’archivage de la documentation projet avec des noms de répertoire et de fichiers abscons.

Pour le PAQ (qui n’est pas encore un PAQS ), on le met en ligne car c’est un document de référence (même s’il tombe traditionnellement en désuétude au fil des mois) qui a pour vocation d’évoluer tout au long du projet.

Ensuite, on créé un tableur en ligne avec différents onglets pour avoir le tableau de bord du pilotage du projet : acteurs du projets (noms, contact, rôle,..), suivi des charges, management du risque, liste des actions, indice qualité de la prestation, planning.

A chaque comité de pilotage on constate l’évolution et la modification des indicateurs (puisque chacun peut les modifier en permanence) et on prend une photo à l’instant t avec un copier/coller que l’on insère dans le document en ligne « Compte Rendu de Réunion » que l’on diffuse dans la foulée de la réunion.

On ajoutera un outil de Conférence Web comme Skype pour les réunion ne ligne qui peuvent être efficace grâce à la consultation simultanée des documents en ligne.

Dans cette démarche le client est pleinement participatif dans la conduite du projet, pas d’effet tunnel. Les livraisons sont permanentes et les corrections se font au fil de l’eau.

Croyez-moi, quand on y a goûté on ne revient pas en arrière. Surtout si on travaille en mode projet.
Et vous, vous utilisez quoi quand vous travaillez en mode projet ?